blog.fcuzhhorod.com

Dalam kebutuhan kita untuk berkomunikasi, berkolaborasi, dan tetap terhubung, rapat melalui aplikasi konferensi video telah menjadi bagian dari kehidupan kerja kita dalam kondisi normal baru.

Saat kita terbiasa dengan rapat virtual di pagi hari, pembaruan tim mingguan, balai kota perusahaan, dan check-in cepat, kesepakatan tentang etiket konferensi video perlu dilakukan. Secara khusus, apakah Anda harus mengaktifkan fitur video sepanjang waktu, atau dapatkah Anda menonaktifkannya pada beberapa panggilan? Atau mungkin Anda perlu tetap menyalakan kamera selama rapat virtual dan mematikannya sebentar karena beberapa alasan yang telah disepakati?

Sebagai seorang pemimpin, apakah Anda memaksa anggota tim Anda menyalakan kamera saat rapat? Jika tidak, Anda mungkin memperhatikan bahwa tim Anda mungkin tidak berkomunikasi sebaik dulu. Anda mungkin memperhatikan bagaimana beberapa anggota tim yang meletakkan kameranya tidak begitu partisipatif dan tidak berkontribusi banyak dalam rapat. Lalu Anda bertanya-tanya, apa yang bisa Anda katakan kepada mereka tanpa membuat mereka merasa diserang?

Empati adalah kuncinya

Hal pertama yang perlu Anda pahami tentang membina komunikasi dan koneksi yang lebih baik, secara umum, adalah jika rekan kerja jarak jauh tidak merasa terhubung, dihargai, atau menjadi bagian dari sesuatu, maka wajar saja jika mereka tidak mau menghidupkan hubungan mereka. kamera. Membangun dan memelihara hubungan di lingkungan terpencil adalah hal baru yang membutuhkan pengertian, kesabaran, dan kepercayaan.

Mungkin ada sejumlah alasan mengapa seseorang datang ke panggilan dengan kamera mati. Membawa diri-sejati ke dalam pekerjaan telah mempunyai arti baru ketika semua orang bekerja dari rumah. Masyarakat kini berada dalam kondisi paling rentan ketika tidak ada filter. Beberapa orang sedikit lebih sadar diri tentang penampilan mereka. Kadang-kadang orang tersebut mungkin mengalami hari yang berat dan akan lebih nyaman berada di luar kamera untuk pertemuan tertentu.

Seringkali, menyalakan kamera saat bekerja dari rumah mungkin tidak nyaman – bahkan dengan opsi untuk menggunakan latar belakang virtual. Jika Anda tidak memiliki koneksi yang baik, itu akan terlihat. Jika Anda memiliki lingkungan yang kacau, itu akan terlihat. Orang mungkin melihat anak-anak memanjat ke arah Anda atau orang tua Anda yang lanjut usia berjalan naik turun, dan Anda tidak dapat melakukan apa pun. Jadi, kehidupan masyarakat menjadi sedikit lebih terbuka dibandingkan biasanya.

Meskipun jelas bahwa melatih empati dan pemahaman itu penting, bahkan selama panggilan video, mungkin ada situasi di mana Anda mengharuskan tim Anda menyalakan kamera selama rapat online.

Seseorang dapat melatih dan mendorong tetapi tidak dapat mengontrol. Dari sudut pandang sumber daya manusia, meskipun kita dapat mendorong semua orang untuk menyalakan kamera mereka untuk meningkatkan interaksi visual, sehingga terus membangun hubungan antarmanusia secara virtual, kita tidak boleh mengharapkan atau menuntut hal tersebut. Jadi, izinkan saya memberi Anda beberapa saran untuk mendorong karyawan jarak jauh agar menyalakan kamera mereka.

1. Tetapkan ekspektasi

Para pemimpin harus memberi tahu rakyatnya jika mereka diharapkan untuk mengambil tindakan. Hal ini berlaku untuk diskusi kritis, pembentukan tim, dan wawancara jarak jauh. Agar komunikasi menjadi lebih efektif dan berdampak, beri tahu peserta rapat sebelumnya bahwa mereka perlu menyalakan kamera dan bebas memilih latar belakang untuk menyembunyikan lingkungannya jika diperlukan.

Minta tim Anda untuk menyalakan webcam mereka selama rapat. Sertakan pengingat dalam undangan rapat. Jika ekspektasi sudah ditetapkan dan orang-orang masih belum menyalakan kameranya, sampaikan kekhawatiran Anda.

Misalnya, nyatakan fakta sederhana: “Hai tim, saya perhatikan sebagian besar dari Anda tidak menyalakan kamera web, dan kita telah berdiskusi bahwa kami ingin melihat Anda di depan kamera untuk mendorong diskusi dan keterlibatan yang lebih baik dalam rapat.” Anda juga dapat membagikan cerita Anda: “Teman-teman, jika kamera Anda mati, saya merasa Anda tidak terlibat dalam pertemuan kita. Saya khawatir jika kita tidak menggunakan webcam, koneksi kita akan terputus sehingga dapat memberikan hasil yang buruk, dan kita tidak menginginkan hal itu. Kami menghargai pandangan semua orang dan sangat ingin Anda berkontribusi.” Anda bahkan dapat berempati: “Maukah Anda menyalakan kamera web Anda untuk pertemuan kita? Jika Anda mempunyai kekhawatiran, kirimkan saya pesan pribadi, saya akan dengan senang hati berbicara.”

2. Mulailah dan akhiri dengan obrolan ringan

Menurut pengalaman saya, pada menit-menit pertama dan menit-menit terakhir pertemuan, orang-orang terlibat dalam pembicaraan santai dan bersifat pribadi (yaitu apa yang mereka lakukan selama akhir pekan, atau hal-hal lucu yang dilakukan anak-anak mereka).

Interaksi seperti ini sangatlah penting. Jika karyawan terkadang tidak melambat dan hanya terhubung satu sama lain, mereka akan kehabisan tenaga. Pekerjaan itu sendiri akan mendapat manfaat dari beberapa interaksi sosial, dan orang-orang mungkin merasakan pekerjaan mereka bermanfaat ketika mereka mengenal rekan kerja, minat, keluarga, atau selera humor mereka. Mereka membangun koneksi yang menumbuhkan kepercayaan, inovasi dan dialog, sehingga meningkatkan cara kerja dilakukan. Anda tidak harus menjadi sahabat rekan kerja Anda, tetapi ingatlah bahwa Anda tidak bekerja dengan mesin (dan Anda juga tidak).

3. Tetap pada jalurnya dan singkat saja

Berapa banyak dari kita yang menjadi korban pertemuan yang sangat lama? Berputar-putar, melompat dari satu subjek ke subjek lainnya, atau sering kehilangan fokus.

Beberapa pertemuan memang berantakan. Akibatnya, orang-orang terputus hubungan karena semuanya tampak berlebihan dan tidak ada gunanya. Bagi sebagian besar dari kita, rapat adalah bagian dari pekerjaan, namun tidak harus berlangsung lama dan tanpa tujuan. Jadi, jika Anda yang memimpin rapat, pertimbangkan pertanyaan berikut: Apa tujuan rapat ini? Bagaimana caranya agar diskusi tetap pada jalurnya? Seberapa cepat kita dapat mencapai hal ini?

4. Buat mereka berbicara

Jika niat Anda adalah untuk melibatkan orang-orang, buatlah mereka berbicara, lakukan jajak pendapat, dan ngobrol.

Orang sering kali terputus hubungan karena peran mereka tidak ditentukan. Tanpa peran yang jelas, mereka cenderung hanya duduk diam dan menjawab email selama rapat Anda. Ajak juga peserta untuk melakukan sesuatu setiap beberapa menit. Pujilah orang-orang tertentu saat Anda berinteraksi dengan mereka. “Hai Kevin, Anda melakukannya dengan baik dengan klien Anda di pasar baru. Apa saran yang bisa kamu berikan kepada rekan satu timmu yang lain?”

5. Kembangkan ruang yang aman

Terkadang orang tidak berkontribusi dalam rapat karena mereka merasa tidak aman melakukannya. Mereka mungkin merasa tidak diterima atau tidak yakin bagaimana dan kapan harus menyampaikan pandangan mereka. Jadi, bantulah mereka melihat peran mereka dengan jelas dan tulus dan beri tahu mereka mengapa Anda menghargai kehadiran mereka. Jika Anda tidak bisa melakukan itu, mungkin mereka sebaiknya tidak hadir dalam rapat.

Pemimpin di tempat kerja saat ini harus membangun tingkat kepercayaan di antara orang-orang yang bekerja dengan mereka sehingga anggota tim terlibat dan didorong untuk berpartisipasi penuh. Bagaimanapun, kepercayaan adalah perekat yang mengikat sebuah tim – dan tim akan berkembang ketika kepercayaan hadir. – Rappler.com